É impressionante a quantidade de reuniões infrutíferas nas empresas. Elas são marcadas em cima da hora, as pessoas chegam atrasadas e ficam acessando os e-mails no decorrer dos debates. Frequentemente, o horário de término não é respeitado. Isso acarreta muito estresse, perda de tempo e de energia, e a sensação de que a maioria desses encontros não deveria ter ocorrido.

Isso acontece porque há reuniões que são desorganizadas, sem propósito e não se estabelecem os papeis de cada um de seus participantes.

Uma boa solução é sempre verificar se estão presentes os elementos que indicam que o encontro será produtivo.

Em primeiro lugar é importante saber qual é o propósito da reunião. Por que ela foi marcada? A melhor maneira de assegurar a produtividade é traduzir o propósito em perguntas que deverão estar respondidas ao final da reunião. 

Em seguida, determinar quais pessoas deverão responder quais perguntas. Desse modo, fica muito claro quem deve estar presente e o que cada um deve preparar para levar à reunião.

Também devem ficar claros os papeis de cada um no encontro e quanto de tempo cada pessoa terá à sua disposição. 

Alguém deve estar encarregado de conduzir os trabalhos, apresentar o propósito, as perguntas aos participantes e fazer uma síntese ao final.

Não existe uma regra que determina que toda reunião deva começar em um horário cheio e ter ao menos uma hora de duração. Entretanto, muitas pessoas se comportam como se essa regra existisse. Além disso, o fato de uma reunião ter o horário de término, não significa que, se o resultado foi obtido antes dele, as pessoas têm de inventar assuntos para consumir o tempo que sobra. O importante é cumprir o propósito da reunião e não preencher o tempo.

Alguns comportamentos são terríveis nas empresas, especialmente de executivos em cargos elevados. 

O pior de todos é chegar atrasado. Integridade é fundamental em todos os momentos do líder. Isto é, cumprir a palavra. E você não precisa ter um MBA para ser alguém pontual. A ideia de que chegar atrasado mostra que você é importante, é anacrônica. Ela mostra que você não respeita seu time de colaboradores. E, ainda por cima, fomenta o atraso nas relações interpessoais. Será que seu cliente está sendo atendido pontualmente?

Também é importante você quebrar o gelo quando o encontro começa, mas não exagere. As pessoas têm mais o que fazer do que ficar falando de futebol indefinidamente.

Se antes da reunião ficar definido o tempo que cada participante deve falar, ultrapassá-lo, além de descortês, atrasa a agenda de todos os envolvidos. Você pode ser até mesmo o presidente da empresa, mas isso não lhe dá o direito de abusar do tempo e da paciência de outras pessoas. Seja sintético ao falar.

Uma ação importante é, ao final, fazer uma síntese da reunião e definir quem deverá ser comunicado de seu resultado. Atas longuíssimas ocupam um tempo enorme das pessoas que precisam saber o que foi decidido no encontro.

Também é importante que não se marquem reuniões uma em seguida da outra. Isso faz com que os participantes não tenham tempo para despachar o que foi definido no encontro. Por consequência há o atraso de ações que poderiam ser iniciadas imediatamente após o evento.

As pessoas deveriam ser chamadas somente para reuniões para as quais podem contribuir com as respostas às perguntas formuladas a partir do propósito do encontro. Isso tornaria seu dia mais produtivo.

Afinal, tão importante quanto o resultado que desejamos que seja atingido pela empresa, é a forma como as pessoas interagem para consegui-lo.

Vamos em frente!

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